Kurumsal e-postada amaç, alıcının konuyu ve kendisinden beklenen işi kolayca anlamasıdır. Saygılı bir hitap kadar doğru alıcı, açıklayıcı başlık ve belirgin talep de önemlidir. Aşağıdaki düzen, Microsoft’un e-posta iletişimi önerilerinden yararlanan bir yazım rehberidir; kurumunuzun onay ve gizlilik süreçlerinin yerine geçmez.
Konu Satırını İstenen İşe Göre Yazın
Microsoft’un profesyonel e-posta rehberi, konunun açıklayıcı ve eyleme yönelik olmasını önerir. “Merhaba” gibi genel bir başlık yerine “Toplantı gündemi için görüş talebi” yazmak, içeriği önceden anlatır. Bir tarih gerçekten kararlaştırılmışsa başlıkta veya ilk paragrafta belirtin; var olmayan bir son tarihi aciliyet yaratmak için eklemeyin.
Önce Talep, Sonra Gerekli Açıklama
Kısa bir hitabın ardından neden yazdığınızı söyleyin. Arka planı yalnız kararı etkilediği ölçüde anlatın. Birden fazla soru varsa bunları ayrı satırlara ayırın. Konu değiştiğinde eski ve ilgisiz bir başlık altında devam etmek yerine başlığı güncelleyin.
Örnek taslak: “Merhaba, toplantı gündeminin son hâlini hazırlıyorum. Ekli taslaktaki size ait bölüm için görüşünüzü paylaşabilir misiniz? Özellikle ikinci maddeye ilişkin önerinizi rica ederim. Teşekkür ederim.” Bu örnekte görev bellidir; gerçek gönderimde ekin mevcut olduğunu ve doğru sürümün eklendiğini kontrol etmek gerekir.
Alıcıları Görevlerine Göre Seçin
Microsoft, yanıt veya işlem beklenen kişilerin Kime alanında, bilgi sahibi olması gerekenlerin ise Bilgi alanında bulunmasını önerir. Gereksiz kişileri her yazışmaya eklemek iş yükünü artırır. “Tümünü yanıtla” seçeneğini kullanmadan önce cevabın gerçekten bütün alıcılara gerekli olup olmadığını değerlendirin.
Gizli alıcı alanını hassas bir konuşmaya habersiz üçüncü kişi katmanın güvenli yolu sanmayın. Mesajın kimlerle paylaşıldığını kurum politikanız ve kişilerin beklentileri açısından değerlendirin. Yanlış kişiye gönderimi önlemek için adresleri yalnız görünen ada bakarak seçmeyin.
İmza ve Son Kontrol
İmzanızı adınız, göreviniz ve gerekli iş iletişim bilgilerinizle sade tutun. Her mesajı büyük harfle yazmak veya sürekli yüksek önem işareti kullanmak mesajın anlaşılmasını zorlaştırabilir. Çok acil veya uzayan karmaşık konularda telefon ya da toplantı daha uygun olabilir.
- Konu satırı içeriği karşılıyor mu?
- Talep açık mı ve doğru kişiye yöneliyor mu?
- Ek, bağlantı ve paylaşım yetkileri uygun mu?
- Yazım ve alıcı adresleri kontrol edildi mi?
Kaynak
Microsoft Support: Outlook Best Practices — Write great email.
